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MISSIONS
La Direction Accueil et Citoyenneté de la Ville de Bordeaux recherche pour le service État civil un.e officier.ère d’état civil, agent.e d’accueil.
Le service État civil est composé de 2 centres :
Le centre Déclarations-Unions et le centre Restitutions des actes-Mentions.
La personne recrutée travaillera au sein du centre Déclarations-Unions composé de 15 agents. Les missions principales de ce centre concernent l’établissement des actes de naissance, reconnaissance et décès, l’instruction des dossiers de mariages et des Pacs, le changement de nom et prénom.
Dans ce cadre, sous l’autorité hiérarchique de la responsable de centre “Déclarations-Unions” les missions principales sont les suivantes :
ACCUEIL :
Assurer l’accueil physique et téléphonique du public, des professionnels et des administrations.
ÉTAT CIVIL :
– Dresser les actes d’état civil de naissance, reconnaissance, décès, transcriptions, ainsi que tout acte ou décision modifiant l’état civil des personnes (changement de prénoms, rectifications erreurs matérielles,..).
– Créer et mettre à jour les livrets de famille
– Gérer les registres d’état civil, apposer les mentions sur les actes de l’année en cours
– Assurer la constitution et le suivi des dossiers mariages
– Procéder à l’enregistrement, modification et dissolution des Pactes civils de Solidarité
– Procéder au classement et à l’archivage des pièces administratives
– Assister le Maire, les Adjoints et les Conseillers municipaux lors de la célébration des mariages sur 2 sites (Caudéran et Hôtel de Ville), par rotation la semaine et le samedi
– Assurer les échanges de documents et parapheurs avec les autres services de la mairie
– Assurer les échanges de documents et d’information avec les équipes des
maternités
– Participer aux réunions de centre et de service
Vos missions spécifiques sont :
Assurer les missions, par rotation, du centre, pôle mentions :
– Mettre à jour les actes d’état civil sur les registres et la base de données informatiques issues des demandes de mise à jour des mairies et tribunaux
– Transmettre les actes d’état civil aux mairies, notaires, dans le cadre de COMEDEC
Assurer les missions, par rotation, du service, notamment :
– Constituer des dossiers et remettre des cartes nationales d’identité et passeports
– Participer à l’organisation des scrutins électoraux sur la base du volontariat
– Les jours de scrutin, tenir les bureaux de vote (sur la base du volontariat hors nécessité de service)
Spécificités du poste :
8h50-17h le lundi, mardi, mercredi et vendredi
1 jeudi sur 2 : 10h30-17h00/10h30-19h00
Du 1er juillet au 31 août : le jeudi 8h50-17h00
Permanences le samedi, le week-end uniquement pour les mariages
PROFIL ATTENDU
Vous connaissez la réglementation en matière d’état civil et de formalités administratives.
Vous maîtrisez les techniques d’accueil physique et téléphonique du public et vous êtes à l’aise avec les personnes en difficulté ou en situation de handicap. Vous avez une connaissance approfondie des services municipaux et de leurs missions, ainsi que des collectivités et autres administrations de proximité et de leurs missions.
Vous maitrisez les outils bureautiques. De plus, vous aimez travailler en équipe et en transversalité. Vous avez le sens de l’organisation, et vous êtes réactif.ve.
Doté.e de qualités relationnelles vous avez le sens du service public et de l’accueil et vous avez une bonne écoute.
Vous êtes rigoureux.se, méthodique, discret.e et ponctuel.le. Vous êtes polyvalent.e au sein du centre et du service. Vous savez anticiper et vous respectez les délais règlementaires.
Vous savez gérer les conflits ou les situations particulières.
Enfin votre esprit d’initiative et votre adaptabilité seront des atouts indispensables pour mener à bien les missions du poste.
Pour postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation par e-mail à a.lhomme@bordeaux-metropole.fr